Tugas Softskill Bahasa Indonesia 2 (Surat Menyurat)

Pengertian Surat

Ada banyak pengertian tentang surat tapi semua pengertian tersebut merujuk pada inti yang sama; surat adalah sarana telekomunikasi.

Surat merupakan alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan, undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada pihak lain. Ada juga yang mengatakan bahwa surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Ada juga yang berpendapat mengenai pengertian surat sebagai suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain. Informasi dalam surat tersebut bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.

Sedangkan menurut Seojito dan Solchen (2004: 1) mendefinisikan surat sebagai berikut:

• Ditinjau dari isinya, surat merupakan jenis karangan (komposisi) paparan-pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. 
• Ditinjau dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis
• Ditinjau dari fungsinya, surat adalah alat sarana komunikasi tulis.

Memang banyak pengertian surat tapi yang kita bisa menarik kesimpulan sendiri mengenai pengertian surat itu sendiri sebagai suatu alat komunikasi tertulis yang ditujukan menyampaikan informasi dari pihak pengirim ke pihak penerima surat. 

Fungsi Surat

Sebagaimana kita pahami penjelasan di atas mengenai pengertian surat, kita bisa mengambil salah satu fungsi dari surat itu sendiri sebagai alat komunikasi. Tapi bukan itu saja fungsi surat, ada beberapa fungsi surat diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Surat sebagai sarana komunikasi. 
2. Surat sebagai alat menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran ataupun gagasan.
3. Surat sebagai alat bukti tertulis, misalkan surat perjanjian.
4. Surat sebagai alat untuk mengingat, misalkan surat yang diarsipkan.
5. Surat sebagai pedoman kerja, misalkan surat keputusan dan surat perintah.
6. Surat sebagai historis.

Sejarah Surat

Tak lengkap rasanya membahas mengenai pengertian dan fungsi surat tanpa tahu sejarah surat itu sendiri. Berikut ini adalah penggalan singkat sejarah surat dan kegiatan surat-menyurat yang terjadi di Indonesia sampai pada era sekarang ini.

Berdasarkan sejarah, surat sudah ada ketika manusia menemukan simbol atau tulisan. Ya walaupun masih dalam bentuk sederhana. Kegiatan surat-menyurat di Indonesia sendiri telah dimulai jauh sebelum kedatangan bangsa Eropa, yakni pada masa Kutai, Tarumanegara, Majapahit, Pajajran, Sriwijaya, dan Mataram. Bentuk surat pada zaman itu pun masih tergolong sederhana yaitu berupa kulit kayu, potongan bambu, daun lontar dan kulit binatang.

Kegiatan surat-menyurat modern pun berkembang ketika kedatangan bangsa Eropa ke Indonesia yang dipelopori oleh Belanda di abad 17-18an. Kegiatan pos semakin lancar, Setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote Postweg) dari Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km pada tahun 1809 atas perintah gubernur jendral Herman William Deandels. Hal tersebut menyebabkan tempuh pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur yang sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek menjadi 6 hari.

Penggagasan perangko yang dipelopori oleh inggris pada tahun 1840 membuka zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda yang pada saat itu menduduki Indonesia mengikuti jejak Inggris dengan membuat perangko yang bergambar Raja Willem III di tahun 1852. Perkembangan kegiatan surat-menyurat pun berkembang pesat di tanah air Indonesia. Pemerintah kolonial Belanda akhirnya menyediakan banyak kantor pos di berbagai kota besar di Indonesia serta menyediakan banyak kotak pos. Kantor pos merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.  

Walaupun fungsi surat sudah sedikit tergeser oleh kemajuan teknologi seperti telepon maupun internet, tetapi peran surat sebagai alat telekomunikasi masih banyak digunakan sampai sekarang. Begitu juga peran kantor pos yang dahulu merupakan tempat paling sibuk berubah menjadi tempat berbagai fungsi dari sebagai tempat pembayaran maupun pengiriman-penerimaan uang.

Syarat-syarat surat yang baik

Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:

1.   Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri.

2.   Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.

3.   Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.

4.   Singkat/tidak terlalu bertele-tele

Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.

5.   Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.

6.      Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.

Bagian-Bagian Surat Resmi

1.  Kepala atau kop surat

Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi

b. Nama lembaga

c. Alamat lembaga

d. Nomor telepon, teleks, faximile.

Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.

Fungsi kepala surat:

a.    Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga

b.    Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan

c.    Alat promosi.

2.  Nomor surat

Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu. Penomoran surat itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan.

b. Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan.

c. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya.

d. Penunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat
ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:

a.    Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal

b.    Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul

3.  Tanggal penulisan surat

Cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun.

4.  Lampiran yang disertakan

Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.

5.  Hal atau perihal

Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :

a.  Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul.

b.   Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil.

c.    Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat.

6.  Alamat tujuan

Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah:

a.    Kata kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran

b.    Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk :
1. Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja.

2.    Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.

3.  Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu.
Contoh :

1.     Yth. Direktur Astri Budi Luhur

Jalan Cileduk Raya, Petukangan Utara

Jakarta Selatan

2.    Yth. Ibu H. Siti Aisyiah, S.H.

Wakil Ketua Pimpinan Pusat Aisyiah

Jalan Menteng Raya No. 62

Jakarta Pusat

3.    PT Global Sarana Komputindo

Jalan Pemuda No. 55

Medan 15320

Sumatera Utara

c.     Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda

titik, kecuali apabila digunakan singkatan.

d.  Tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan.

e.   Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).

7.  Salam Pembuka

Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang
berisi berita.

8.  Isi Surat

Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup

a.    Bagian Pembuka

Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.

b.    Bagian Inti

Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.

c.    Bagian Penutup

Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.

9.  Salam Penutup

Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.

10.Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Dalam korespondensi Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.
11. Tembusan

Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.