Pengertian Surat
Ada banyak pengertian tentang surat tapi semua pengertian
tersebut merujuk pada inti yang sama; surat adalah sarana telekomunikasi.
Surat merupakan alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan
informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan,
undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada
pihak lain. Ada juga yang mengatakan bahwa surat adalah sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Ada juga yang berpendapat mengenai pengertian surat sebagai suatu sarana untuk
menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain.
Informasi dalam surat tersebut bisa berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.
Sedangkan menurut Seojito dan Solchen (2004: 1) mendefinisikan surat sebagai
berikut:
- Ditinjau
dari isinya, surat merupakan jenis karangan (komposisi) paparan-pengarang
mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan
dirasakannya.
- Ditinjau
dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis
- Ditinjau
dari fungsinya, surat adalah alat sarana komunikasi tulis.
Memang banyak pengertian surat tapi yang kita bisa menarik kesimpulan
sendiri mengenai pengertian surat itu sendiri sebagai suatu alat komunikasi
tertulis yang ditujukan menyampaikan informasi dari pihak pengirim ke pihak
penerima surat.
Fungsi Surat
Sebagaimana kita pahami penjelasan di atas mengenai pengertian
surat, kita bisa mengambil salah satu fungsi dari surat itu sendiri sebagai
alat komunikasi. Tapi bukan itu saja fungsi surat, ada beberapa fungsi surat
diantaranya adalah sebagai berikut:
- Surat
sebagai sarana komunikasi.
- Surat
sebagai alat menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah
pikiran ataupun gagasan.
- Surat
sebagai alat bukti tertulis, misalkan surat perjanjian.
- Surat
sebagai alat untuk mengingat, misalkan surat yang diarsipkan.
- Surat
sebagai pedoman kerja, misalkan surat keputusan dan surat perintah.
- Surat
sebagai historis.
Sejarah Surat
Tak lengkap rasanya membahas mengenai pengertian dan fungsi surat tanpa tahu
sejarah surat itu sendiri. Berikut ini adalah penggalan singkat sejarah surat
dan kegiatan surat-menyurat yang terjadi di Indonesia sampai pada era sekarang
ini.
Berdasarkan sejarah, surat sudah ada ketika manusia menemukan simbol atau
tulisan. Ya walaupun masih dalam bentuk sederhana. Kegiatan surat-menyurat di
Indonesia sendiri telah dimulai jauh sebelum kedatangan bangsa Eropa, yakni
pada masa Kutai, Tarumanegara, Majapahit, Pajajran, Sriwijaya, dan Mataram.
Bentuk surat pada zaman itu pun masih tergolong sederhana yaitu berupa kulit
kayu, potongan bambu, daun lontar dan kulit binatang.
Kegiatan surat-menyurat modern pun berkembang ketika kedatangan bangsa Eropa ke
Indonesia yang dipelopori oleh Belanda di abad 17-18an. Kegiatan pos semakin
lancar, Setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote Postweg) dari Anyer sampai
Panarukan sepanjang 1000 km pada tahun 1809 atas perintah gubernur jendral
Herman William Deandels. Hal tersebut menyebabkan tempuh pos dari Jawa Barat ke
Jawa Timur yang sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek menjadi 6 hari.
Penggagasan perangko yang dipelopori oleh inggris pada tahun 1840 membuka zaman
baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda yang pada saat itu menduduki
Indonesia mengikuti jejak Inggris dengan membuat perangko yang bergambar Raja
Willem III di tahun 1852. Perkembangan kegiatan surat-menyurat pun berkembang
pesat di tanah air Indonesia. Pemerintah kolonial Belanda akhirnya menyediakan
banyak kantor pos di berbagai kota besar di Indonesia serta menyediakan banyak
kotak pos. Kantor pos merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.
Walaupun fungsi surat sudah sedikit tergeser oleh kemajuan
teknologi seperti telepon maupun internet, tetapi peran surat sebagai alat
telekomunikasi masih banyak digunakan sampai sekarang. Begitu juga peran kantor
pos yang dahulu merupakan tempat paling sibuk berubah menjadi tempat berbagai
fungsi dari sebagai tempat pembayaran maupun pengiriman-penerimaan uang.
Syarat-syarat
surat yang baik
Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah
sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan
bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus
diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas
si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu
sendiri.
2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya
(tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga
memiliki sopan santun.
4. Singkat/tidak
terlalu bertele-tele
Singkat
disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi
menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua
dalam surat.
6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan
yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih
dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Bagian-Bagian
Surat Resmi
1. Kepala atau kop
surat
Kepala surat umumnya
mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
b. Nama lembaga
c. Alamat lembaga
d. Nomor telepon,
teleks, faximile.
Khusus untuk surat
perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.
Fungsi kepala surat:
a.
Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga
b.
Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
c.
Alat promosi.
2. Nomor surat
Surat resmi yang
mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan
nomor dan kode tertentu. Penomoran surat itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali
apabila diperlukan.
b. Mengetahui jumlah
surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau
perusahaan.
c. Memudahkan
pengklasifikasian surat berdasarkan isinya.
d. Penunjukkan
secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Secara umum
rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan
surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan dengan angka
Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat
ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat disesuaikan degan
bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:
a.
Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal
b.
Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul
3. Tanggal penulisan
surat
Cara penulisan
tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal
sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat.
Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama
kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal
selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun.
4. Lampiran yang disertakan
Pengiriman surat
yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah
nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas.
Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.
5. Hal atau perihal
Hal atau perihal
berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal
atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan
yang harus diperhatikan :
a. Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya,
kecuali untuk judul surat berjudul.
b. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya.
Kata tugas ditulis dengan huruf kecil.
c.
Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal
bukan kalimat.
6. Alamat tujuan
Alamat tujuan
terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang
ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya
harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat
yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan
alamat tujuan adalah:
a.
Kata kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur
kemubaziran
b.
Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk :
1. Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat. Misalnya atasan, teman,
kolega atau relasi kerja.
2.
Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat
suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau
”Yth.” tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama
atau jabatan seseorang.
3. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya dipergunakan apabila
diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila
pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu.
Contoh :
1.
Yth. Direktur Astri Budi Luhur
Jalan Cileduk Raya, Petukangan Utara
Jakarta Selatan
2.
Yth. Ibu H. Siti Aisyiah, S.H.
Wakil Ketua Pimpinan Pusat Aisyiah
Jalan Menteng Raya No. 62
Jakarta Pusat
3.
PT Global Sarana Komputindo
Jalan Pemuda No. 55
Medan 15320
Sumatera Utara
c.
Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan
tanda
titik, kecuali apabila digunakan singkatan.
d. Tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok,
yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan.
e. Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu
petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui
Perum Pos dan Giro).
7. Salam Pembuka
Salam pembuka berguna
untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang
tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka
digunakan untuk surat-surat yang
berisi berita.
8. Isi Surat
Sebagaimana karangan
yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian
pembuka, bagian inti, dan bagian penutup
a.
Bagian Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera
mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam
bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada
pihak yang dimaksud.
b.
Bagian Inti
Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman
surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah
disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut
pada bagian inti.
c.
Bagian Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan
terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang
ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya
singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.
9. Salam Penutup
Salam penutup
digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup
ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib
menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat
berita.
10.Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Dalam korespondensi
Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat
itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu
didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila penanda tangan surat itu
diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama
penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain
dengan penandatangannya.
11. Tembusan
Tembusan digunakan
bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.
Postingan
